（1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。
（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
以上三种方法使用的步骤是：
分年度—→分问题—→分保管期限